業務改善を始めたいと考え始めたものの、どこから手をつけていったらいいのか …
業務システムやITツールの導入 ?
または、今のシステムや手順の改良 ?
目次
導入・改良だけにこだわらない業務改善の始め方
オフィスワークでは情報を扱う業務が多くあります。
この情報を収集して伝える→処理するという繰り返しの部分も多いので、システムの導入や改良は効果的でもあります。
ただ、そこだけに注力してしまうと改善するべきだったところが改善されていなかったり、ただ業務の工程が増えてしまったということも多く見受けられます。
そこで、システム導入・改良に限らない具体的なプロセス3つをここではお伝えしたいと思います。
非効率な業務を効率化させる
業務を行っていく中、必要な情報や業務の基準が決まっていないことでその度に判断する時間が必要になっている、ミスや手違いが発生してやり直しが多く発生しているなどの非効率な業務は、必要な情報や手順を一度整理することで効率化することができます。
- 業務に必要な情報・データ・帳票を整理する
- 業務を行う際のルール・判断基準を明確にする
- 業務に求める成果物・結果のレベルを定める
- 業務の担当部署・担当者・使用するツール・システムを明確に定める
業務を改善したいと考えると、真っ先に 「手順の変更」 「ツール・システムの導入」を想像しがちですが、まずは情報・手順の整理と定義を明確にすることで効率化や業務の質を上げることができます。
業務の分担を見直しする
特定の従業員の方に業務が偏っていませんか ?
なぜか毎回滞ってしまう業務はありませんか ?
業務分担の明確化
業務分担の見直しをするためには、まずは業務がどのように分担されているか明確化する必要があります。
業務分担が見えることで、属人化の状況も把握できます。
個人別の担当業務の明確化
それぞれが担当している業務を把握できることで、非効率になっている部分、また個人に負担が多くかかっている業務の有無、各従業員の業務量にどの程度のばらつきがあるかなどが把握できます。
その結果、経験や能力に沿った業務分担になっているかの見直しもできることになります。
目的を設定して業務分担の見直しを進める
- 従業員の業務量の平均化
- 従業員の能力に適した部署への配属
- 意図的な配置転換による従業員の能力開発
業務の分担の見直しにより得られる効果はここにあげた他にも多々ありますが、今回は特定の従業員に偏った業務を平均化することで、個々の能力や非効率による時間の無駄の削減に効果のある方法についてまとめてみました。
必要のない業務の可視化・簡素化も行うきっかけとなることで、業務全体の効率化を図っていくことが可能になります。
業務の標準化
- 担当者によって業務のやりかたがバラバラ
- 担当者しかできない業務が多い
- 無駄やミスに気づかずにずっと継続していた
このような問題は、どのような時でも業務の質を維持しながら、効率的に業務が遂行できる手順を決めることで防ぐことができます。
業務の標準化といえば、業務マニュアルの作成が一般的ですが、ただ業務マニュアルを作ることが目的となってしまっては不十分です。
（業務マニュアル制作についてはこちらをご覧ください）
なぜなら、業務マニュアルに沿って業務が進行している状態を維持しているからこその標準化だからです。
継続的にマニュアルに沿った業務が進行しているか定期的なチェックが必要になります。
定期的なチェックというと少し厳しく感じるかもしれませんが、担当者同士でペアになりお互いにチェックする方法は簡単でおすすめです。
長くその業務に就いている担当者と、まだ経験が浅い担当者が組めば新人の担当者の育成に繋がります。
また経験が浅いからこそ見える点が、より効率化に繋がる点だったという例もあります。
制作したマニュアルが永遠に絶対 ! ではありません。
定期的なチェックは業務だけでなく、業務マニュアルのよりよい改善にも繋がります。
まとめ
業務改善には、システム・ITツールの導入や、既存のシステムの改良も大変有効です。
ただ、それだけではありません。
まずは、業務の進め方に関わっているすべてを洗い出し、検討・検証し、その時点で最も良いやり方を構築していくこと。
システム導入はその後でも充分です。
しかも、この部分を構築しておけばいざシステム導入の際には、必要な業務に厳選でき、最適な規模で導入することができます !
とはいえ、今回あげた業務改善プロセスだけでも、時間・手間は少なからずかかります。
このような業務改善プロセスの改善プランの作成や従業員の方へのヒアリングから問題洗い出しまでお手伝いしています。
ぜひお気軽にご相談ください !