2020年新型コロナウイルスの流行。
様々な企業がデジタル化への流れを模索することが加速した1年となりました。
お客様からご相談をいただく中で、まず中小企業・小規模企業（※）がデジタル化に向けてできることをまとめてみました。
（※ 従業員30人程までの規模を想定した記事になっています）
デジタル化をするということのメリット
そもそもデジタル化とは ?
ここでは、ITツールを活用した業務効率化や社員同士のコミュニケーションの向上、リモートワークを推進するためのコミュニケーションツールの導入などを指しています。
具体的なメリット
- これまで手作業でしていた業務をデジタル化することで作業効率が上がる
- 紙からデータ化をすることで様々な統計を取ったりデータを有効に役立てる可能性が広がる
- 業務担当者の経験等による正確性の誤差などをなくすことができる
- デシタルデータは検索が容易なので必要な情報をすぐに見つけることができる
では、実際のデジタル化は具体的にどのように進めていくのが良いのでしょうか。
現状の業務内容の把握と課題の抽出
「 デジタル化したい ! 」
「 IT導入をしたい ! 」
これがあれば便利かもと思うアプリやWEBサービスはたくさんあるかと思います。
そのように考え始めた時に注意が必要なのは、今の業務になにかのサービスを「＋」させることよりも先に、現時点での業務内容を見える化し、改善したい業務の課題を解決するためには何が必要で、効率化・スリム化できる点はどこなのかを見極めること。
今の業務内容をすべて洗い出すことが大切です。
まず改善したい業務内容、デジタル化したら便利になるのではと思われる業務内容、この業務は今のままで残したい作業などをそれぞれに洗い出し、課題を抽出します。
その中から解決していきたい課題に対し、計画的にデジタル化を進めていくことをおすすめしています。
なぜ計画的なデジタル化が必要なのか
働いている社員の方は、今までもそれぞれのやり方で効率をあげる方法を見出しながら、業務を担っていたかと思います。
そのような中で、全てを一度にデジタル化してしまうことに対しての戸惑いや反発はもちろん、急激な転換はかえって業務の効率を落としてしまい、顧客へのサービス低下のリスクも発生しやすくなります。
まずは課題を把握したうえで、デジタル化の目的を社員皆で共有し、優先順位を決め、計画的にデジタル化を進めることが大切です。
また計画的なデジタル化を行うことで、一過性のものとなったり、途中で頓挫してそのままになってしまったりすることを防ぐこともできます。
まずはここから始めるデジタル化
デジタル化は、「電子化」 「ペーパーレス化」から始まり、データ化したデジタルデータに基づいて、新しいサービスや新しい価値を生み出すことまで幅広く含んでいます。
まずは、既存の業務内容を見える化し、問題点や課題を洗い出し、改善の方向性を決める。
その中でデジタル化できるものはなにか、どの業務からデジタル化していくかを計画していきましょう。
計画に沿って進めることで、課題を解決できる適切なWEBサービスやITツールを選定することができ、デジタル化の目的を達成できます。
今の業務の手順、プロセスを再検討することも目的としてデジタル化を進めていくことができれば、顧客への新しい付加価値も見つかるかもしれません。