机の上に書類やファイルが溜まっていく …
仕事の量が増えるに伴って、デスクの上も書類が溜まっていきます。
片付けるより増えていくスピードが早い ! なんて声も聞こえてきます。
書類は溜まる前に処分する !
溜まってきてから整理して捨てる習慣になっていませんか ?
溜まった状態から必要な書類を探すのは一苦労。
必要な書類、情報を必要な時に取り出せる環境を作っていきましょう。
まずは溜めない
書類の整理はまずは溜めないことを意識することが大切です。
必要な書類と不必要な書類をわける習慣を身につける
必要か必要ないかを決めるには、必要な情報と必要のない情報をしっかりと区別しておくこと。
例えば、古い書類はその場で整理する。
日々、業務の進行に伴って書類は増えていく一方です。
- 新しく方針が変わった
- 仕様が変更になった
- プロジェクト自体がなくなった
その都度に新しい資料が発生したり、差し替えになったり …
おすすめは、その新しい資料を受け取った時に、古い資料はそのまま廃棄する。または、保管用のファイルを1つ作成してその中に保管する。
こうしておけば、いざ、資料が必要になった際に 「あれ ? どっちが新しい資料だったかな ? 」
ということはなくなります !
保管場所をしっかりと決める
もしかしたら、この資料も必要な時が来るかもしれない …
そう思って廃棄はちょっと躊躇してしまう。もちろん、そのような時もあるかと思います。
そのような資料は、古い資料をいれる専門のファイルを作りましょう。
ただし、そのファイルの保管ルールを設定することを忘れずに。
「プロジェクトが終わったら廃棄する」
「一定期間でそのファイルは必ず見直し、不要なものは処分する」
入れっぱなしはよくありません。
ファイルはひと目見て中の資料がなんなのかわかるように、見出しはしっかりとつけましょう。
スキャナーでデータ化とシュレッダー
資料を紙のままで保管する方法をお伝えしてきましたが、一番のおすすめとしては書類をスキャンしてデータで保管すること。
スキャンでPDFデータにしておけば、必要になった際にはいつでも見られますし、パソコンの中の書類フォルダで一括管理が可能。
その中でも、プロジェクト毎にフォルダを作成して、中のファイルは資料をもらった日付毎に管理すれば、古くなった資料もひと目でわかります。
では、残った書類はどのように処理しましょう。
ここでのおすすめは「シュレッダーの活用」
情報漏洩がニュースになる時代、そのまま捨てることはないかと思いますが、手で破ってから捨てるのも大変。
ある一定の量までならシュレッダーが大活躍です。
ただし、書類が大量になるとシュレッダーでの処理も大変になります。
やはりこまめな整理が重要ですね。
必要な書類や資料がいつでもサッと取り出せる仕事環境であれは効率はかなり向上します。
最初は保管しておく書類を決めることに悩むことも多いかもしれませんが、回数を重ねるとビックリ !
あっという間に判断できるようになりますよ。
ぜひお試し下さい !